Glossar

E-Mail Protection

Was ist E-Mail-Schutz?

E-Mail-Schutz ist ein umfassendes Konzept, das viele Techniken umfasst. Sie alle dienen dem Schutz der digitalen Kommunikation innerhalb von Unternehmen. Dazu gehören traditionelle Sicherheitsmaßnahmen wie Spyware-Erkennung, Sicherheit bei der Anmeldung und E-Mail-Verschlüsselung genauso wie Datenaufbewahrung, eDiscovery, Systeme zur Archivierung von E-Mails in der Cloud oder lokal vor Ort sowie Disaster Recovery und Backups.

Email Security

Ein Bereich des E-Mail-Schutzes sind die Methoden, mit denen der unbefugte Zugriff oder die Gefährdung von E-Mail-Sicherheitssystemen verhindert wird. Dazu gehören Folgende:

  • Sicherheit bei der Anmeldung: Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, um den Zugriff auf E-Mail-Konten zu schützen – von der Sensibilisierung der Mitarbeiter über Best Practices bis hin zur routinemäßigen Passwortänderung durch Administratoren.
  • Spam-Filter: Mit der automatischen Filterung von Nachrichten lässt sich verhindern, dass bösartige und betrügerische E-Mails überhaupt den Posteingang von Mitarbeitern erreichen. Cyberkriminelle verwenden beispielsweise Phishing-Methoden, um sensible Informationen von ahnungslosen Benutzern abzufangen, indem sie sich als Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens ausgeben oder auf den ersten Blick harmlose, aber dennoch gefährliche Links in E-Mails einbetten. Mithilfe von Spam-Filtern und Technologien zur automatisierten Verhinderung von Spear-Phishing können verdächtige Inhalte identifiziert und unter Quarantäne gestellt werden. Dann können Administratoren Untersuchungen darüber anstellen, wie hoch das Risiko ist.
  • Benutzersicherheit: Durch E-Mail-Filter können keine E-Mail-Angriffe abgefangen werden, die über private E-Mails, Voicemail oder SMS an Nutzer geschickt werden. Es gibt aber verschiedene Möglichkeiten zur Schulung, um Benutzer über Sicherheitsgefahren aufzuklären und dafür zu sensibilisieren, indem echte Netzwerk- und E-Mail-Zugriffe simuliert werden.
  • E-Mail-Verschlüsselung: Die E-Mail-Verschlüsselung ist wichtig, um die Inhalte von E-Mails vor unbefugtem Zugriff zu schützen, sowohl in Archiven als auch beim Zugriff und Lesen.
  • Training von Mitarbeitern: Neben der Implementierung der richtigen Technologien müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Mitarbeiter über die Best Practices zum Schutz sensibler und vertraulicher Daten informiert werden.

E-Mail-Backup und -Archivierung

Während die Sicherheit beim Schutz von E-Mails von wesentlicher Bedeutung ist, ist es auch wichtig, auf den Archivierungsprozess zu achten, um die Langlebigkeit und Integrität der zugrunde liegenden Daten zu gewährleisten. Auch wenn das Risiko einer Gefährdung durch einen Cyber-Angriff nicht mehr besteht, müssen E-Mails aus rechtlichen und geschäftlichen Gründen sicher gespeichert werden und abrufbar sein.

Aufbewahrung

Es gibt viele geschäftliche und organisatorische Gründe für die Archivierung der E-Mail-Kommunikation. E-Mails werden oft als entscheidende, wenn auch informelle Dokumentation darüber verwendet, warum und wie bestimmte Entscheidungen getroffen wurden, und dienen außerdem als Archiv für relevante Informationen. Deshalb profitieren die meisten Mitarbeiter von einem robusten, vollständigen und einfach zu durchsuchenden Archiv ihrer E-Mail-Kommunikation. Zu den Methoden der E-Mail-Aufbewahrung gehören:

  • E-Mail-Archivierung: Bei der E-Mail-Archivierung werden alle E-Mails an/von einer Einzelperson in durchsuchbarer Form aufbewahrt. E-Mail-Archivierungslösungen erfassen E-Mail-Inhalte entweder direkt aus der E-Mail-Anwendung oder während der Übertragung. Die Nachrichten werden dann in der Regel auf einer Festplatte gespeichert und indiziert, um zukünftige Suchanfragen zu vereinfachen.
  • E-Mail-Komprimierung: Hierbei handelt es sich um einen Vorgang, bei dem die E-Mail-Dateigrößen (sowie die Größen der entsprechenden Anhänge) reduziert werden. Sie ist häufig integraler Bestandteil eines E-Mail-Archivierungssystems. In Kombination mit Deduplizierung, Offline- oder Cloud-Backups und Datei-Stubbing können mithilfe der E-Mail-Komprimierung die Kosten für die Speicherung und Archivierung von E-Mails auf ein Minimum reduziert werden.
  • E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie: In vielen Branchen müssen Unternehmen aufgrund verschiedener behördlicher Vorschriften E-Mail-Inhalte und Metadaten wie Zeitstempel, Absender und andere Informationen über die Zustellung von E-Mails aufbewahren. Schriftliche Richtlinien zur Aufbewahrung von E-Mails können als Rechtsschutz herangezogen werden, wenn die E-Mail-Kommunikation in einem Gerichtsprozess oder zur Einhaltung behördlicher Vorschriften nachgewiesen werden muss. Eine E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie deckt alle von einem Unternehmen gesendeten und empfangenen E-Mails ab. Anhand von Kriterien wird darin festgelegt, wie lange E-Mails gespeichert und wie sie aus dem E-Mail-Archiv entfernt werden sollten.
  • Disaster Recovery: Dabei handelt es sich um einen Notfallwiederherstellungsplan, der darauf ausgelegt ist, den Betrieb geschäftskritischer Funktionen nach einer Katastrophe aufrechtzuerhalten. Die Auswirkungen von Datenverlusten oder -beschädigungen durch Hardwarefehler, menschliches Versagen, Hacking oder Malware können enorm sein. Daher ist ein Plan für das Daten-Backup und die Wiederherstellung von Informationen eine Grundvoraussetzung für alle modernen Unternehmen. Die Entwicklung eines durchdachten Disaster Recovery-Plans hilft Unternehmen dabei, das Risiko von wirtschaftlichen Verlusten, Betriebsstörungen und dem Verlust der Glaubwürdigkeit ihrer Marke bei einem unvorhergesehenen Ausfall zu minimieren.

Warum E-Mail-Schutz von Interesse ist

E-Mail-Schutz ist heutzutage ein wesentlicher Bestandteil der Datensicherheit in Unternehmen. Mitarbeiterkonten können kompromittiert und Benutzer ausgetrickst werden. Daher müssen Strategien vorhanden sein, um diese Probleme zu vermeiden. In Verbindung mit diesen Sicherheitsmaßnahmen müssen E-Mails aus rechtlichen, behördlichen und anderen geschäftlichen Gründen aufbewahrt werden können. Während der E-Mail-Speicher selbst kostengünstig ist und E-Mails schnell gescannt, sortiert und analysiert werden können, stellt die digitale Archivierung eine Herausforderung dar, da Dateien nur so archivierbar sind wie die Systeme, mit denen sie gespeichert werden. Es müssen geeignete Techniken eingesetzt werden, um langfristig einen sicheren Zugriff auf den E-Mail-Speicher zu gewährleisten.

E-Mail-Schutz – weiterführende Ressourcen

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