Wie sichern Sie Ihre Microsoft 365-Daten?

Microsoft 365 (früher Office 365) ist eine cloudbasierte Plattform, die es Mitarbeitern ermöglicht, alltägliche Aufgaben bei der Arbeit auszuführen, einschließlich E-Mail, Messaging und Zusammenarbeit. Sollten Daten versehentlich gelöscht werden, bietet Microsoft zwar einen gewissen Schutz, jedoch mit begrenzten Funktionen. Microsoft empfiehlt, dass Kunden ihre Microsoft 365-Daten als Teil des Modells der geteilten Verantwortung für Cloud-Dienste sichern.

Unternehmen sehen sich zunehmend ernsthaften Gefahren ausgesetzt, von Insider-Bedrohungen bis hin zu Ransomware-Gruppen, die es auf Cloud-Dienste abgesehen haben. Um das Risiko eines Datenverlusts zu minimieren, muss ein geeignetes Backup-Verfahren vorhanden sein, das die Speicherung und das Management von Cloud-Daten aus Microsoft 365-Anwendungen ermöglicht.

Nachfolgend sind einige beliebte Microsoft 365-Anwendungen und -Daten aufgeführt, die gesichert werden können. 

• Exchange Online: Exchange Online ist ein zentralisiertes E-Mail-Produkt von Microsoft. Zu den Daten, die Sie typischerweise sichern, gehören Postfächer, E-Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben, Notizen und Ordner.
• SharePoint Online: SharePoint Online ist ein browserbasiertes Dokumentenmanagement- und Kollaborationssystem. Sie können Dokumentbibliotheken, Dateien, Ordner, Listen und Listenelemente, Site-Seiten, Sites und Untersites, Stamm-Sites und Site-Sammlungen sichern.
• OneDrive for Business: OneDrive ist ein Cloud-Speichersystem, das Daten zwischen Geräten synchronisiert. Sie können sowohl Dateien als auch Ordnerstrukturen Ihres OneDrive sichern.
• Microsoft Teams: Microsoft Teams ist ein Kommunikationszentrum, das Chat-, Sprach- und Videoanrufe abwickelt. Sie können Teams, Kanäle und Registerkarten sichern.
• Microsoft 365 Groups: Dies ist ein Mitgliedschaftsdienst, der andere Microsoft-Dienste für eine bessere Zusammenarbeit bereitstellt. Sie können gemeinsame Mailboxen, Kalender, Dateispeicher und Planungstools sichern.
• Microsoft Planner: Dieses leistungsstarke Tool ermöglicht es Teams, Aufgaben, Projekte und Arbeitsabläufe gemeinsam zu verwalten. Sie können Planner-Pläne, Aufgaben und Buckets sichern.
• Microsoft Entra ID: Entra ID-Daten enthalten Informationen über Identitätsobjekte, Sicherheitszugriffe, Anwendungen und wichtige Beziehungsdaten im Zusammenhang mit Zugriffskontrolle, Authentifizierung und Autorisierung für Cloud- und On-Premises-Ressourcen.

Wie wir bereits dargelegt haben, gibt Microsoft in seinem Modell der gemeinsamen Verantwortung ausdrücklich an, dass es für die Infrastruktur verantwortlich ist und die Kunden für ihre eigenen Daten verantwortlich sind. Microsoft bietet eine begrenzte Aufbewahrung für gelöschte Elemente über seinen Papierkorb an. Beispielsweise werden Exchange Online-Daten aus dem Ordner „Gelöschte Elemente“ in den Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ verschoben, wo sie standardmäßig 14 Tage lang aufbewahrt werden (diese Frist kann jedoch auf 30 Tage verlängert werden). 

Die nativen Wiederherstellungsfunktionen sind begrenzt, und die Verwaltung von Dateien aus dem Papierkorb ist nicht optimal. Viele Organisationen arbeiten in Branchen, die strengen Vorschriften wie HIPAA, DSGVO und NIS2 unterliegen, die manchmal jahrelange Aufbewahrung für bestimmte Datentypen vorschreiben. Diese Anforderungen gehen weit über die begrenzten Schutzmaßnahmen von Microsoft hinaus und sind daher nicht ausreichend.

Cyberangriffe auf Microsoft 365 nehmen aufgrund der Popularität und der weltweiten Verbreitung des Ökosystems zu. Beispiele für diese Bedrohungen sind unter anderem folgende:

Ransomware

Ransomware-Angriffe gehören aktuell zu den häufigsten Bedrohungen in diesem Ökosystem. Angreifer nutzen kompromittierte Zugangsdaten, um Angriffe zu starten, die Dateien auf OneDrive und SharePoint der Organisation verschlüsseln. Ein aktuelles Beispiel ist Storm-0501, eine Bedrohung, die lokale Konten vor der Umstellung auf die Cloud kompromittierte. Von dort wurden Daten exfiltriert, Dateien und Backups vernichtet und eine Lösegeldforderung gestellt. Dieser Vorfall ist nicht isoliert – er ist Teil eines wachsenden Trends, bei dem in der Cloud gespeicherte Daten von Ransomware anvisiert werden.

Account Takeovers  

Account Takeovers kommen häufig vor und ermöglichen es Eindringlingen, E-Mails zu löschen, Daten zu stehlen oder interne Angriffe zu starten. Ohne ordnungsgemäße Backups verlieren Unternehmen dauerhaft den Zugriff auf wichtige Mitteilungen und Dokumente. 

Menschliche Fehler

Nutzer löschen gelegentlich versehentlich Dateien, und gelöschte Dateien, die nach Ablauf des standardmäßigen Wiederherstellungszeitraums unbemerkt bleiben, können nicht wiederhergestellt werden. Wenn versehentlich eine ganze SharePoint-Website gelöscht oder der falsche Postfachordner geleert wird, können monatelange Arbeiten vernichtet werden, falls dies nicht rechtzeitig erkannt und wiederhergestellt wird.

Insider-Bedrohungen 

Insider-Bedrohungen führen gezielte und bösartige Aktionen gegen ein Unternehmen durch und können Dateien löschen, ohne irgendeinen Verdacht zu erregen. Bösartige Aktionen von Nutzern sind schwer nachzuverfolgen und führen zu fehlenden Daten und verlorenen Arbeitsstunden.

Organisationen haben mehrere Möglichkeiten, Office 365-Daten zu sichern: manuelle Methoden, Tools von Drittanbietern oder Microsoft 365 Backup.

Manuelle Exporte

Einige Organisationen versuchen, manuelle Backups einzurichten, indem sie Postfächer in PST-Dateien exportieren oder SharePoint-Bibliotheken herunterladen. Diese Methode ist zwar kostenlos, aber recht arbeitsintensiv und eignet sich nicht gut für große Unternehmen. Manuelle Exporte ermöglichen keine Wiederherstellung zu einem bestimmten Zeitpunkt, es sei denn, es werden mehrere Versionen jedes manuellen Backups erfasst und gespeichert. Die Wiederherstellung ist komplex und erfordert PowerShell-Kenntnisse sowie manuelle Prozesse zur Wiederherstellung von Beziehungen und Abhängigkeiten. 

Backup-Lösungen von Drittanbietern

Microsoft empfiehlt die Verwendung einer Drittanbieter-Backup-Lösung für den Datenschutz. Zu den Vorteilen, die Backup-Lösungen von Drittanbietern bieten, gehören die detaillierte Wiederherstellung einzelner Dateien, die Verschlüsselung und Malware-Scans während der Datenwiederherstellung.

Microsoft 365-Backup 

Microsofts native Backup-Lösung, ein integriertes Backup-Tool, das Elemente von OneDrive, SharePoint und Exchange Online wiederherstellen kann, ist eine weitere Option, hat jedoch, wie oben erwähnt, Einschränkungen. Der Dienst erstellt Wiederherstellungspunkte mit Express-Wiederherstellungsoptionen, um die Wiederherstellungszeiten zu verkürzen. Er verwendet einen Append-Only-Backup-Speicher als Schutz vor bösartigen Überschreibungen. 

Anfängliche Backups dauern in der Regel 15 Minuten pro 1.000 Schutzeinheiten, und das System bietet vollständige Website- und Konto-Wiederherstellungsfunktionen. Unternehmen müssen die Aufbewahrungsfrist und die granularen Wiederherstellungsfunktionen von Microsoft im Hinblick auf ihre Compliance- und Wiederherstellungsanforderungen bewerten, bevor sie entscheiden können, ob es sich um eine geeignete Backup-Lösung handelt.

Die Implementierung von Microsoft 365-Backup und -Wiederherstellung erfordert mehr als nur die Auswahl eines Tools. Organisationen müssen Best Practices einhalten, die technische und operative Anforderungen berücksichtigen, bevor sie eine Entscheidung treffen. Dazu gehören folgende: 

Backup-Automatisierung

Manuelle Backup-Prozesse sind zum Scheitern verurteilt, wenn sie von einzelnen Teammitgliedern durchgeführt werden müssen. Automatisierte tägliche Backups bieten eine einheitliche Abdeckung und laufen nach einem Zeitplan. 

Wiederherstellungen testen 

Die Validierung und das Testen von Backups sind grundlegende Bestandteile eines Disaster Recovery-(DR-)Plans. Die Überprüfung Ihrer Backups sollte vierteljährlich erfolgen und es sollten verschiedene Szenarien simuliert werden, wie z. B. die Wiederherstellung des gesamten Standorts aus einem Backup oder detailliertere Tests, um zu prüfen, ob einzelne Dateien wiederherstellbar sind. Durch das Testen Ihrer Datenwiederherstellungsverfahren können Sie überprüfen, ob Ihr Backup wie erwartet funktioniert und vertrauenswürdig ist. 

Rollenbasierte Zugriffskontrollen

Die Wiederherstellungsberechtigungen sollten auf bestimmte Teammitglieder beschränkt sein, und für alle Backup- und Wiederherstellungsaktivitäten müssen Prüfprotokolle vorhanden sein. Ziel ist es, die potenzielle Gefahr durch Insider-Bedrohungen und unbefugten Zugriff auf Ihr Backup-System zu begrenzen.

Erfolgsraten überwachen 

Fehlgeschlagene Backups müssen sofort untersucht werden, damit die Ursache so schnell wie möglich behoben werden kann. 

Barracuda Cloud-to-Cloud Backup überwindet Microsofts begrenzte Datenspeicherung, indem es umfassenden Schutz in Ihrer gesamten Microsoft 365-Umgebung bietet. Es schützt Exchange Online, SharePoint, OneDrive, Teams, Planner (Basic), OneNote, Microsoft 365 Groups und Entra ID – und lässt dabei keine kritischen Daten zurück. 

*OneNote-Daten können gesichert und exportiert werden, die Wiederherstellung in Microsoft 365 wird jedoch ab März 2025 aufgrund von Änderungen in der Microsoft-API nicht mehr unterstützt.

Aufbewahrung und Speicherung

Mit Barracuda können Sie Ihre Backups über längere Zeiträume speichern – ideal für Branchen, die Daten über mehrere Jahre aufbewahren müssen. Mit Barracuda Cloud-to-Cloud Backup können Sie mit Barracuda Cloud Storage unbegrenzte Datenmengen sichern und schützen. 

Granulare Wiederherstellungsoptionen

Die Flexibilität der Wiederherstellung ist beim Reagieren auf Vorfälle wichtig. Barracuda ermöglicht die Wiederherstellung auf mehreren Ebenen: einzelne E-Mails, Dateien, Ordner, ganze Postfächer oder komplette SharePoint-Websites. Durchsuchen Sie all Ihre gesicherten Daten nach bestimmten Elementen, filtern Sie nach Datum, Absender, Betreff oder Inhalt, sodass Sie nur das wiederherstellen, was Sie benötigen.

Automatisierte tägliche Backups

Die Plattform führt automatische Backups durch, erfasst Änderungen und stellt sicher, dass Ihre Daten aktuell bleiben. Häufige Snapshots minimieren den potenziellen Datenverlust in Katastrophenszenarien, sodass Sie Daten wiederherstellen können, ohne längere Arbeitsperioden zu verlieren. Nutzer haben auch die Möglichkeit, jederzeit On-Demand-Backups zu initiieren.

Erkennung und Schutz vor Ransomware 

Die fortschrittliche Bedrohungserkennung überwacht Ihre Backup-Daten bei der Wiederherstellung auf Ransomware-Signaturen und verdächtige Muster. Sie bietet auch eine verzögerte Cloud-Löschung, um einen Puffer zu schaffen, der Microsoft 365-Daten nicht sofort nach dem Löschen entfernt, so dass Sie mehr Zeit haben, sie wiederherzustellen.

Malware-Erkennung bei der Wiederherstellung

Barracuda Cloud-to-Cloud Backup beinhaltet eine fortschrittliche Malware-Erkennung, die Daten scannt, bevor sie für Ihre Produktionssysteme wiederhergestellt werden. Das ist wichtig, weil Malware, die vor der Erkennung als Bedrohung gesichert wurde, möglicherweise Wochen oder Monate später wiederhergestellt werden kann. Das System verwendet Barracuda Advanced Threat Protection (ATP), um nach Malware-Signaturen zu suchen und sicherzustellen, dass die Datenwiederherstellung keine Malware-Infektionen auslöst.

Air-Gap-Schutz

Ihre Backup-Daten werden an einem isolierten, physisch getrennten („air-gapped“) Standort, der von der Microsoft 365-Infrastruktur abgekoppelt und unabhängig ist, gespeichert. Sollten Angreifer Zugang zu Ihrer Microsoft 365-Umgebung erlangen, können sie nicht auf Ihre Backup-Daten zugreifen, sie verschlüsseln oder löschen. 

Nutzeroberfläche und Dashboard

Das neu gestaltete Dashboard bietet Ihnen eine Übersicht über alle Ihre Microsoft 365-Dienste. Überwachen Sie Ihren Backup-Status, Ihren Speicherverbrauch und Ihre Wiederherstellungsaktivitäten alle über eine einzige Schnittstelle, anstatt zwischen Tools und Berichten auf verschiedenen Systemen zu wechseln.

Der Backup-Prozess beginnt mit einer sicheren Verbindung zwischen der Plattform von Barracuda und Ihrem Microsoft 365-Mandanten. Die Authentifizierung folgt den Security-Best-Practices von Microsoft und verwendet sichere Protokolle. Nach der Verbindung führt Barracuda ein erstes Backup aller ausgewählten Daten durch.

Alle nachfolgenden Backups für Microsoft 365 erfolgen inkrementell für Exchange, SharePoint, OneDrive und Teams und erfassen nur die Änderungen seit der letzten Sicherung. Dadurch werden der Bandbreiteverbrauch minimiert und die Backup-Zeiten verkürzt. Das System verfolgt Änderungen auf individueller Ebene, anstatt gesamte Container wiederholt zu sichern. 

Datenübertragungen zwischen Microsoft 365 und Barracuda erfolgen über verschlüsselte Verbindungen mit TLS. Die Daten bleiben im Ruhezustand durch AES-256-Verschlüsselung verschlüsselt. Barracuda hostet weltweit mehr als ein Dutzend regionale Azure-Speicherorte, was die Verfügbarkeit von Backups auch bei Ausfällen gewährleistet. Zur Erhöhung der Security speichert Barracuda drei externe Kopien Ihrer Backup-Dateien, um Redundanz und Security zu gewährleisten.

Wenn Sie Daten wiederherstellen müssen, bietet Ihnen Barracuda mehrere Optionen. Bei der schnellen Wiederherstellung werden die Daten direkt aus dem Backup-Speicher in Microsoft 365 übernommen, wobei Ordnerstrukturen und Berechtigungen automatisch neu erstellt werden. Für Szenarien, in denen Sie Daten vor der Wiederherstellung überprüfen müssen, können Sie Daten exportieren oder bestimmte Dateien zur Überprüfung herunterladen.

Die Plattform führt detaillierte Protokolle aller Backup- und Wiederherstellungsaktivitäten und verfolgt den Backup-Zugriff, die Datenwiederherstellungsaktivitäten und wann diese Vorgänge stattgefunden haben. Der Prüfpfad unterstützt die Compliance-Anforderungen und ist auch bei Security-Vorfällen hilfreich.

Berechnen Sie Ihren Backup-Bedarf und ermitteln Sie Ihren Speicherbedarf sowie die potenziellen Kosten für Ihr Unternehmen. Starten Sie eine kostenlose Testversion und erleben Sie den Barracuda Cloud-to-Cloud Backup-Schutz für Ihre Microsoft 365-Daten.