eDiscovery

E-Discovery, eine verkürzte Form von „Electronic discovery“ (elektronische Beweiserhebung), ist das rechtliche Verfahren, mit dem Parteien elektronische Informationen zusammenstellen und überprüfen. Das Ziel von E-Discovery ist es, elektronische Dokumente aufzubewahren, um sie im Falle eines Rechtsstreits als Beweismittel verwenden zu können. Wenn Beweisstücke als entscheidend für einen Fall erachtet werden, kann E-Discovery auch gerichtlich angeordnete oder staatlich genehmigte Hacking-Maßnahmen beinhalten.

Der E-Discovery-Prozess ist komplex und besteht aus mehreren Schritten. Es handelt sich dabei nicht um eine einzige Aufgabe, sondern vielmehr um eine Reihe sorgfältiger Schritte und Maßnahmen, die gemeinsam dazu beitragen, fundierte Beweismittel für einen Rechtsstreit zu sammeln. Die Arten von elektronisch gespeicherten Informationen (ESI), die gesammelt werden können, sind vielfältig und können Notizen, Dokumente, E-Mails, Voicemails, Audio, Video, Datenbankdateien und mehr umfassen.

• E-Discovery, eine verkürzte Form von „electronic discovery“ (elektronische Beweiserhebung), ist das rechtliche Verfahren, mit dem Parteien elektronische Informationen zusammenstellen und überprüfen.
• Mehrere bahnbrechende Fälle in den USA haben einen Präzedenzfall dafür geschaffen, was unter E-Discovery zu verstehen ist. Daraufhin wurde das Electronic Discovery Reference Model (EDRM) geschaffen, das den Rahmen für E-Discovery standardisiert.
• Richtiges E-Discovery kann viele Vorteile bieten, z. B. effizientere juristische Prozesse, geringere Prozesskosten und eine bessere Compliance.

Der E-Discovery-Prozess beginnt in der Regel dann, wenn ein Rechtsstreit wahrscheinlich erscheint. Beide Parteien in einem Rechtsstreit haben das Recht, alle elektronisch gespeicherten Informationen zu prüfen, die sie für angemessen halten. Dieser Prozess ist relativ neu und entstand im Zeitalter digitaler Informationen. Vor E-Discovery konnten Anwälte nur auf die Beweise zugreifen, die sie aus physischen Dokumenten und Medien erheben konnten.

Das Rechtssystem jedes Landes hat seine eigenen Regeln für E-Discovery. In den USA haben mehrere viel beachtete Fälle die E-Discovery-Verfahren geprägt:

• Zubulake gegen UBS Warburg: Im Jahr 2002 verklagte Laura Zubulake, eine Mitarbeiterin der Investmentbank UBS, das Unternehmen wegen Geschlechterdiskriminierung. Der Fall, der sich zwischen 2003 und 2005 abspielte, führte zu einer Reihe bahnbrechender Urteile hinsichtlich der Erstellung und Aufbewahrung elektronischer Dokumente im Rahmen der Beweiserhebung. Mit diesen Entscheidungen wurden Richtlinien hinsichtlich der Datenaufbewahrungsrichtlinien und des Managements elektronischer Informationen für mögliche Rechtsverfahren festgelegt.
• Victor Stanley, Inc. gegen Creative Pipe, Inc: Dieser wegweisende Fall, bei dem es um Urheberrechtsverletzungen und unlauteren Wettbewerb ging, unterstreicht die Bedeutung der Sorgfalt im E-Discovery-Prozess. Er hob hervor, wie wichtig es für Unternehmen ist, eine gründliche und sorgfältige Suche nach Dokumenten durchzuführen, insbesondere zum Schutz sensibler oder vertraulicher Informationen.
• Qualcomm gegen Broadcom: Dieser Fall, der sich um Ansprüche wegen Patentverletzungen drehte, die Qualcomm gegen Broadcom erhob, unterstrich die Notwendigkeit von Transparenz im E-Discovery-Prozess. Qualcomm versäumte es, entscheidende E-Mails während des Verfahrens vorzulegen, was das Gericht dazu veranlasste, die Bedeutung vollständiger und gründlicher digitaler Recherchen und deren Auswirkungen für Unternehmen bei Nichteinhaltung zu überprüfen. Das Gericht bewertete dieses Versäumnis als vorsätzlich und verhängte schwere Sanktionen gegen Qualcomm und sein juristisches Team.

Das Electronic Discovery Reference Model (EDRM) ist ein Diagramm, das den Rahmen für E-Discovery festlegt. Es stellt die Transparenz und die nötige Tiefe im Datenmanagement sicher, die für unser Rechtssystem erforderlich sind. Im Allgemeinen deckt es folgende Bereiche ab:

• Information Governance (IG): Dieser Überbegriff umfasst die Verfahren und Richtlinien rund um das Datenmanagement, insbesondere deren Sicherung und Sammlung. Das Information Governance Reference Model (IGRM) stellt bewährte Praktiken auf, die Branchenstandards für ordnungsgemäße IG und ihre Schritte festlegen. 
• Identifizierung: Um den Umfang und den potenziellen Speicherort von ESI, die für den Fall relevant sein könnten, zu verstehen, muss nicht nur festgestellt werden, wo die Daten gespeichert sind, sondern auch ihre potenzielle Relevanz für die vorliegenden rechtlichen Fragen bewertet werden. Hierzu kann die Identifizierung verschiedener Datentypen, wie E-Mails, Dokumente, Social-Media-Inhalte und Datenbanken, oder die Bestimmung der Verwahrer dieser Informationen gehören.
• Schutz: Der Schutz dieser Informationen vor sofortiger Löschung oder Manipulation ist entscheidend für die Wahrung der Integrität der Beweise. Dieser Prozess umfasst häufig die Herausgabe von Aufbewahrungsanordnungen, um sicherzustellen, dass die Verwahrer sich ihrer Verpflichtung zur Aufbewahrung der relevanten Daten bewusst sind, und kann auch die Einführung technischer Maßnahmen zur Verhinderung einer versehentlichen Löschung beinhalten.
• Sammlung: Der Prozess der Sammlung all dieser Informationen muss so durchgeführt werden, dass die Integrität und Authentizität der Daten gewahrt bleibt. Um sicherzustellen, dass die Daten unverfälscht erfasst werden, werden häufig forensische Erfassungstechniken eingesetzt. Die Dokumentation des Erfassungsprozesses ist für die Aufrechterhaltung einer eindeutigen Beweiskette unerlässlich. 
• Verarbeitung: Die Umwandlung von ESI in ein leicht durchsuchbares Format und die Aussortierung redundanter Informationen sind für eine effiziente Prüfung unerlässlich. Dieser Schritt umfasst nicht nur die Duplikaterkennung, sondern auch die Anwendung von Filtern, um irrelevante Daten auszuschließen, wodurch der Überprüfungsprozess rationalisiert und das Volumen der zu analysierenden Informationen reduziert wird.
• Überprüfung: Die detaillierte Überprüfung elektronischer Dokumente im Hinblick auf Discovery-Anfragen und deren Beantwortung erfordert einen systematischen Ansatz zur Kategorisierung von Dokumenten auf der Grundlage ihrer Relevanz für den Fall. Die Prüfungsteams verwenden häufig fortschrittliche Technologien, wie z. B. prädiktive Kodierung oder maschinelles Lernen, um die Effizienz und Genauigkeit bei der Identifizierung relevanter Informationen zu verbessern.
• Analyse: Dabei müssen E-Discovery-Experten jedes Dokument einzeln prüfen, um sicherzustellen, dass nur die für den Fall erforderlichen Informationen präsentiert werden. Dies kann eine tiefere kontextuelle Analyse des Inhalts erfordern. Hierzu kann auch die Bewertung der potenziellen Auswirkungen der Dokumente auf die Prozessstrategie und das Aufdecken von Lücken in den Beweismitteln gehören.
• Produktion: Die Übermittlung der ESI an die erforderlichen Empfänger und in leicht lesbarer Form erfordert eine sorgfältige Beachtung der Details, um die Compliance mit rechtlichen Standards und Vereinbarungen zu gewährleisten. Dies kann die Erstellung von Dokumenten in verschiedenen Formaten und begleitenden Metadaten beinhalten, wobei vertrauliche Informationen ordnungsgemäß geschwärzt werden.
• Präsentation: Die Präsentation von ESI in den verschiedenen Phasen eines Rechtsstreits erfordert die Erstellung von Materialien, die die Relevanz und Bedeutung des Beweismaterials deutlich machen. Effektive Präsentationstechniken, einschließlich des Einsatzes von visuellen Hilfsmitteln und Technologie, helfen Richtern, Geschworenen und anderen am Fall Beteiligten, die Beweise besser zu verstehen.

Unternehmen und E-Discovery-Experten müssen sich der Herausforderungen bewusst sein, denen sie gegenüberstehen. E-Discovery ist zwar für Rechtsstreitigkeiten und behördliche Angelegenheiten aller Art unverzichtbar, aber es ist bei weitem kein perfekter Prozess. Hier sind drei der größten Herausforderungen.

Mangelnde Vorbereitung auf E-Discovery

Mangelnde Vorbereitung ist eine große Herausforderung im Bereich E-Discovery. Viele Unternehmen unterschätzen die Komplexität und den Umfang der elektronischen Daten, die in modernen Unternehmensfällen anfallen.

Dieses Versäumnis kann zu einer unzureichenden Planung der Datenerfassung, -verarbeitung und -überprüfung führen. Eine unzureichende Vorbereitung kann zu verpassten Fristen, übersehenen relevanten Informationen oder der versehentlichen Offenlegung von privilegierten Dokumenten führen.

Darüber hinaus haben unvorbereitete Teams möglicherweise Schwierigkeiten, geeignete E-Discovery-Tools (Virenscanner, Software zur Dateiindizierung oder Dokumentendigitalisierung) auszuwählen oder klare Protokolle für den Umgang mit Daten festzulegen. Diese mangelnde Bereitschaft kann die Kosten in die Höhe treiben, das Verfahren verzögern und dem Ergebnis des Falles möglicherweise schaden. Die richtige Vorbereitung ist entscheidend, um die Komplexität von E-Discovery effizient und effektiv zu bewältigen.

Große Datenmengen

Die überwältigende Menge an elektronisch gespeicherten Informationen (64 Zettabyte weltweit oder das Äquivalent von etwa 64 Billionen Gigabyte) stellt eine große Herausforderung bei E-Discovery dar. Das exponentielle Wachstum digitaler Daten erschwert den Prozess der Identifizierung, Sammlung und Analyse relevanter Informationen.

Riesige Datenmengen können Teams überfordern, was es schwierig macht, relevante Beweise ohne die Hilfe von E-Discovery-IT-Experten effizient zu überprüfen und zu extrahieren. Die Komplexität der Datenformate und -quellen, einschließlich E-Mails, sozialer Medien und Chat-Anwendungen, verschlimmert die Herausforderung noch.

Die Verwaltung und Verarbeitung dieser großen Datenmengen erfordert fortschrittliche Technologien und spezielles Fachwissen, was oft zu erhöhten Kosten und Zeitdruck im E-Discovery-Prozess führt.

Sich weiterentwickelnde Datenschutzgesetze

Die sich weiterentwickelnden Datenschutzgesetze stellen eine große Herausforderung für E-Discovery dar. Das sich schnell verändernde regulatorische Umfeld, einschließlich Gesetzen wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem California Consumer Privacy Act (CCPA), macht das Management und den Zugriff auf Daten über verschiedene Rechtsordnungen hinweg kompliziert. Juristische Teams müssen sich in einem Flickenteppich von Vorschriften zurechtfinden und gleichzeitig sicherstellen, dass sie während der E-Discovery gesetzeskonform handeln.

Diese Gesetze gewähren Einzelpersonen oft eine größere Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten und schränken möglicherweise den Zugang zu relevanten Informationen ein. Darüber hinaus erschweren grenzüberschreitende Datenübertragungen und unterschiedliche Anforderungen an die Aufbewahrung von Daten den Prozess zusätzlich. Unternehmen müssen ihre E-Discovery-Praktiken ständig an die neuen Datenschutzstandards anpassen und dabei die gesetzlichen Verpflichtungen mit den Datenschutzvorgaben in Einklang bringen.

E-Discovery-Softwareplattformen können die oben genannten Herausforderungen wirksam angehen. Anwälte und ihre IT-Supportteams können mangelnde Vorbereitung durch Workflow-Automatisierung und Projektmanagement-Tools abmildern, die juristische Teams systematisch durch den E-Discovery-Prozess führen. Darüber hinaus können sie große Datenmengen mithilfe erweiterter Suchfunktionen, Datenauslese und KI-gestützter Analysen verwalten, um relevante Informationen schnell zu identifizieren.

Diese Plattformen enthalten oft integrierte Compliance-Funktionen, Richtlinien zur Datenaufbewahrung und Zugriffskontrollen, um den sich ändernden Datenschutzgesetzen gerecht zu werden. Sie können Unternehmen auch dabei helfen, konsistente Protokolle über alle Rechtsordnungen hinweg zu implementieren. Darüber hinaus ermöglichen cloudbasierte Lösungen einfache Aktualisierungen, um mit den sich ändernden Vorschriften Schritt zu halten.

Hier sind die weiteren bedeutenden Vorteile, die eine E-Discovery-Plattform bieten kann:

• Verbesserte Effizienz: E-Discovery-Software automatisiert viele zeitaufwändige manuelle Aufgaben und reduziert so den Zeitaufwand für die Identifizierung, Erfassung und Überprüfung von ESI erheblich. Erweiterte Suchfunktionen und KI-gestützte Analysen ermöglichen es juristischen Teams, relevante Dokumente schnell zu finden.
• Kostensenkung: Diese Plattformen können die Kosten im Zusammenhang mit der Dokumentenprüfung und den Diensten von Drittanbietern erheblich senken, indem sie den E-Discovery-Prozess rationalisieren.
• Verbesserte Genauigkeit: Automatisierte Tools und KI-Algorithmen verbessern die Genauigkeit der Dokumentenprüfung und verringern menschliche Fehler. Dies führt zu gründlicheren und zuverlässigeren Ergebnissen im Vergleich zu manuellen Verfahren.
• Zentralisiertes Datenmanagement: E-Discovery-Plattformen bieten ein zentrales Repository für alle fallbezogenen elektronisch gespeicherten Informationen, einschließlich E-Mails, Dateien und Chat-Nachrichten. Diese Zentralisierung vereinfacht das Datenmanagement und gewährleistet Konsistenz im gesamten E-Discovery-Prozess.
• Verbesserte Compliance: Integrierte Funktionen helfen Unternehmen, sich weiterentwickelnde Datenschutzgesetze und gesetzliche Anforderungen einzuhalten. Automatisierte Aufbewahrungsrichtlinien und Zugriffskontrollen unterstützen die Einhaltung von Vorschriften in verschiedenen Rechtsordnungen.
• Frühzeitige Fallbewertung: E-Discovery-Software enthält häufig Tools für die frühzeitige Fallbewertung, die den juristischen Teams helfen, die Stärke eines Falles schnell einzuschätzen und bereits in einem frühen Stadium des Prozesses geeignete Strategien zu entwickeln.
• Bessere Zusammenarbeit: Cloud-basierte E-Discovery-Plattformen sorgen für eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern der juristischen Teams, unabhängig vom Standort. Dies fördert effizientere Arbeitsabläufe und Entscheidungsfindungen während des gesamten E-Discovery-Prozesses.
• Skalierbarkeit: Cloud-basierte E-Discovery-Lösungen können schnell skaliert werden, um wachsende Datenmengen und sich ändernde organisatorische Anforderungen zu bewältigen, sodass die Plattform auch bei steigenden Datenanforderungen effektiv bleibt.

Der Barracuda Message Archiver ist eine in die Cloud integrierte Lösung zur Archivierung von Nachrichten, die speziell für E-Discovery konzipiert wurde. Indexierte Archive bieten iterative und mehrstufige Such- und Kennzeichnungsfunktionen, um auch komplexe Audit- und Discovery-Vorgänge zu unterstützen. So wird der Zeit- und Arbeitsaufwand bei der Bearbeitung von Discovery-Anfragen drastisch gesenkt.

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