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PST-Dateien

Was ist eine PST-Datei?

Personal Storage Table (PST) ist ein herstellerspezifisches Dateiformat, das von Microsoft zum Speichern von Nachrichtenkopien, Kalenderereignissen und anderen Elementen auf den Microsoft-Plattformen, darunter Microsoft Exchange Client, Windows Messaging und Microsoft Outlook, entwickelt wurde.

Das Dateiformat wird manchmal als „persönlicher Ordner“ bezeichnet. Im Zusammenhang mit dem Exchange-Cache-Modus von Outlook wird dieses Format oft als „Offline-Speichertabelle“ oder „Offline-Ordner“ bezeichnet. Im Microsoft Exchange Server werden die Nachrichten, der Kalender und andere Datenelemente an den Server übermittelt und dort gespeichert. Microsoft Outlook speichert diese Elemente auf dem lokalen Computer. Am häufigsten werden die .pst- Dateien zum Speichern archivierter Elemente verwendet, während die OST-Dateien Offline-Verfügbarkeit ermöglichen.

Sicherheit und Datenintegrität von PST

Der Hauptvorteil von PST-Dateien besteht darin, dass sie leicht übertragbar sind. Sie können auch ohne spezifische IT-Kenntnisse zwischen verschiedenen Outlook-Clients übertragen werden. PSTs bieten zwar Mobilitätsvorteile, bringen jedoch eine Reihe von Sicherheitsproblemen mit sich:

  • PST-Dateien wurden nicht als E-Mail-Archive mit mehreren Gigabyte an Daten konzipiert. Aus diesem Grund sind sie beschädigungs- bzw. fehleranfällig, was bedeutet, dass es leicht zu Datenverlusten kommen kann.
  • Stromausfälle, PC-Abstürze oder versehentliches Schließen trennen eine PST-Datei vom Outlook-Profil. Sie wird dann in der Regel übersehen oder geht verloren, wodurch abgekoppelte oder verwaiste PSTs entstehen, die für die IT-Abteilung nicht sichtbar sind, auch wenn sie wertvolle Informationen enthalten, die benötigt werden.
  • Wenn ein Unternehmen hinsichtlich der gesetzlichen Aufbewahrungsanforderungen überprüft wird bzw. relevante Informationen zu einem Problem schnell identifizieren muss, darunter bestimmte Nachrichten, können E-Mails, die in PST-Dateien enthalten sind, nicht identifiziert werden, da deren Inhalte nur an der Quelle vorhanden sind.
  • PST-Dateien enthalten häufig E-Mails, die nie ordnungsgemäß archiviert wurden. Aufgrund von Konflikten wie Zugangsbeschränkungen oder falscher Klassifizierung werden sie nicht immer richtig kategorisiert (Speichern, Löschen, spezifische Klassifikation etc.), was zu rechtlichen Problem führen kann, wenn E-Mails als Beweismittel benötigt werden.
  • Sie können zwar passwortgeschützt werden, aber mit einer einfachen Suche im Internet findet man eine beliebige Anzahl von Programmen, die diese Passwörter entschlüsseln können. Dies birgt ein hohes Risiko für Endbenutzerdaten und Daten, die sich auf geistiges Eigentum beziehen.
  • PST-Dateien sind ein wichtiger Angriffsvektor, da sie normalerweise nicht nur alle archivierten E-Mails eines Benutzers enthalten, sondern auch gelöschte E-Mails. Die effektivste Methode zum Sichern einer PST-Datei ist die Verschlüsselung, jedoch bietet die native PST-Verschlüsselung allein keinen ausreichenden Schutz.

Warum PST-Dateien wichtig sind

PST-Dateien sind ein weit verbreitetes E-Mail-Speicherformat, das allen Microsoft-E-Mail-Lösungen zugrunde liegt. In jeder Microsoft-basierten Umgebung ist es wichtig zu verstehen, wie PST-Dateien gesichert und verwaltet werden, um Datenverlust, rechtliche Probleme oder Angriffe, die sich archivierte E-Mail-Daten zunutze machen, zu verhindern.

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