Email Protection

E-Mail-Schutz ist ein umfassendes Konzept, das viele Techniken umfasst. Sie alle dienen dem Schutz der digitalen Kommunikation innerhalb von Unternehmen.

Dazu gehören traditionelle Securitymaßnahmen wie Spyware-Erkennung, Security bei der Anmeldung und E-Mail-Verschlüsselung genauso wie Datenaufbewahrung, E-Discovery, Systeme zur Archivierung von E-Mails in der Cloud oder lokal vor Ort sowie Disaster Recovery und Backups.

E-Mail-Sicherheit

Ein Bereich des E-Mail-Schutzes sind die Methoden, mit denen der unbefugte Zugriff oder die Gefährdung von E-Mail-Sicherheitssystemen verhindert wird. Dazu gehören:

• Sicherheit bei der Anmeldung: Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, um den Zugriff auf E-Mail-Konten zu schützen – von der Sensibilisierung der Mitarbeiter über Best Practices bis hin zur routinemäßigen Passwortänderung durch Administratoren.
• Spam-Filterung: Automatisierte Nachrichtenfilterung kann verhindern, dass bösartige und betrügerische E-Mails überhaupt in den Posteingang der Mitarbeiter gelangen. Cyberkriminelle verwenden beispielsweise Phishing-Methoden, um sensible Informationen von ahnungslosen Benutzern abzurufen, indem sie sich als Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens ausgeben oder scheinbar harmlose Links in E-Mails einbetten. Mithilfe von Spam-Filterung und automatisierten Technologien zur Verhinderung von Spear-Phishing können verdächtige Inhalte identifiziert und unter Quarantäne gestellt werden, so dass Administratoren deren Risiko bestimmen können
• Benutzersicherheit: Tools zur E-Mail-Filterung können keine E-Mail-Angriffe abfangen, die Filter umgehen und Benutzer über private E-Mails, Voicemail oder SMS erreichen. Es gibt eine Reihe von Schulungsservices, die das Sicherheitsbewusstsein der Mitarbeiter erhöhen können, indem sie reale Netzwerk- und E-Mail-Eingriffe simulieren.
• E-Mail-Verschlüsselung: E-Mail-Verschlüsselung ist entscheidend für den Schutz von E-Mail-Inhalten vor nicht berechtigtem Zugriff, sowohl in Archiven als auch beim Abrufen und Lesen der E-Mails.
• Mitarbeiterschulung: Organisationen müssen nicht nur die richtigen Technologien implementieren, sondern auch sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter in Best Practices zum Schutz sensibler Daten geschult werden.

E-Mail-Backup und -Archivierung

Während die Sicherheit beim Schutz von E-Mails von wesentlicher Bedeutung ist, ist es auch wichtig, auf den Archivierungsprozess zu achten, um die Langlebigkeit und Integrität der zugrunde liegenden Daten zu gewährleisten. Auch wenn das Risiko einer Gefährdung durch einen Cyber-Angriff nicht mehr besteht, müssen E-Mails aus rechtlichen und geschäftlichen Gründen sicher gespeichert werden und abrufbar sein.

Es gibt viele geschäftliche und organisatorische Gründe für die Archivierung der E-Mail-Kommunikation. E-Mails werden oft als entscheidende, wenn auch informelle Dokumentation darüber verwendet, warum und wie bestimmte Entscheidungen getroffen wurden, und dienen außerdem als Archiv für relevante Informationen. Deshalb profitieren die meisten Mitarbeiter von einem robusten, vollständigen und einfach zu durchsuchenden Archiv ihrer E-Mail-Kommunikation. Zu den Methoden der E-Mail-Aufbewahrung gehören:

• E-Mail-Archivierung: Bei der E-Mail-Archivierung werden alle an eine Person gerichtete/von ihr stammenden E-Mails aufbewahrt und durchsuchbar gemacht. E-Mail-Archivierungslösungen erfassen E-Mail-Inhalte entweder direkt aus der E-Mail-Anwendung selbst oder während der Übertragung. Die Nachrichten werden dann in der Regel auf einer Magnetplatten gespeichert und indiziert, um spätere Suchen zu vereinfachen.
• E-Mail-Komprimierung: Der Prozess der Reduzierung der Größe von E-Mail-Dateien (ebenso wie der Größe der entsprechenden Anhänge). Sie fungiert häufig als integraler Bestandteil eines E-Mail-Archivierungssystems. In Kombination mit Deduplizierung, Offline- oder Cloud-Backups und Datei-Stubbing ermöglicht die E-Mail-Komprimierung die Kosten für die Speicherung und Archivierung von E-Mails auf ein Minimum zu reduzieren.
• E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie: Organisationen in vielen Branchen sind aufgrund verschiedener behördlicher Vorschriften verpflichtet, E-Mail-Inhalte und Metadaten wie Zeitstempel, Absender und andere Zustellinformationen aufzubewahren. Schriftliche E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien können als Rechtsschutz herangezogen werden, wenn ein Nachweis der E-Mail-Kommunikation für ein Gerichtsverfahren oder zur Erfüllung behördlicher Vorschriften benötigt wird. Eine Richtlinie für die E-Mail-Aufbewahrung deckt alle E-Mails ab, die von einer Organisation gesendet oder empfangen werden und enthält Kriterien für die Speicherung von E-Mails und auf welche Art und Weise sie aus dem E-Mail-Archiv entfernt werden sollen.
• Disaster Recovery: Dabei handelt es sich um einen Notfallwiederherstellungsplan, der darauf ausgelegt ist, den Betrieb geschäftskritischer Funktionen nach einer Katastrophe aufrechtzuerhalten. Die Auswirkungen von Datenverlusten oder -beschädigungen durch Hardwarefehler, menschliches Versagen, Hacking oder Malware können enorm sein. Daher ist ein Plan für das Daten-Backup und die Wiederherstellung von Informationen eine Grundvoraussetzung für alle modernen Unternehmen. Die Entwicklung eines durchdachten Disaster Recovery-Plans hilft Unternehmen dabei, das Risiko von wirtschaftlichen Verlusten, Betriebsstörungen und dem Verlust der Glaubwürdigkeit ihrer Marke bei einem unvorhergesehenen Ausfall zu minimieren.

E-Mail-Schutz ist heutzutage ein wesentlicher Bestandteil der Datensicherheit in Unternehmen. Mitarbeiterkonten können kompromittiert und Benutzer ausgetrickst werden. Daher müssen Strategien vorhanden sein, um diese Probleme zu vermeiden. In Verbindung mit diesen Sicherheitsmaßnahmen müssen E-Mails aus rechtlichen, behördlichen und anderen geschäftlichen Gründen aufbewahrt werden können. Während der E-Mail-Speicher selbst kostengünstig ist und E-Mails schnell gescannt, sortiert und analysiert werden können, stellt die digitale Archivierung eine Herausforderung dar, da Dateien nur so archivierbar sind wie die Systeme, mit denen sie gespeichert werden. Es müssen geeignete Techniken eingesetzt werden, um langfristig einen sicheren Zugriff auf den E-Mail-Speicher zu gewährleisten.